来啦!沪上首份《电子劳动合同操作指引》抢先出炉

发布时间:2021-08-26 18:21:00

近日,闵行区人力资源和社会保障局、区行政服务中心共同发布《闵行区用人单位与劳动者订立电子劳动合同操作指引》(以下简称《操作指引》)。这是沪上首份政府部门发布的有关电子劳动合同的操作指引,下面我们一起来了解和解读一下《操作指引》的现实意义。


深度解读《操作指引》


1、电子劳动合同定义
1.1 电子劳动合同是指用人单位与劳动者经协商一致,以可视为书面形式的数据电文为载体,以使用可靠的电子签名的形式订立、涉及劳动关系权利义务履行内容的劳动合同及相关保密协议、竞业限制协议等附件。
解读:与国家人力资源和社会保障部办公厅发布的《电子劳动合同订立指引》(以下简称《订立指引》)相比,《操作指引》增加了“相关保密协议、竞业限制协议等附件”内容,即除了《劳动合同》可以以电子形式订立外,《保密协议》、《竞业限制协议》也可以通过该形式订立。注意,用了个“等”字,例如用人单位为劳动者提供专项培训并约定服务期的,《培训与服务期协议》也是可以通过电子形式订立的。

1.2 用人单位在人事管理过程中,需要劳动者单方签署的各类管理性、通知性、结果性文本,包括但不限于企业规章制度、绩效考核制度、行政管理通知、入职信息表、文件或物品签收表、岗位职责确认表以及交接单,也可以采取可靠的电子签名形式来进行签署。
解读:《操作指引》就用人单位在人事管理过程中要求劳动者单方面签署的涉及各类管理性、通知性、结果性文本,用列举加概括的方式进行指引,“包括但不限于”涵盖了所有。需要提醒的是,此类表单是要求劳动者签订的,不是以与劳动者协商一致为前提,劳动者签署后仅代表劳动者已经知悉、收到,并不能表示只要劳动者签署了即证明对劳动者有约束力。例如,劳动者签收了企业规章制度,仅表示用人单位履行了公示或告知义务,该规则制度要对劳动者具有约束力,用人单位还需要证明该规则制度的内容合法、制定程序合规,这些举证责任用人单位并不以为劳动者的签署而免除。

 
2、电子劳动合同的订立主体
2.1 电子劳动合同的缔约人是启用合同订立系统的合同当事人。用人单位是电子劳动合同的缔约人。
解读:《操作指引》把用人单位定义为劳动合同的缔约人,类似行政法中的“行政主体”,说的也是,用人单位和劳动者本来就是具有管理与被管理的关系。

2.2 电子劳动合同缔约相对人是与合同缔约人共同订立合同的另一方当事人。劳动者是电子劳动合同的缔约相对人。
解读:《操作指引》把劳动者定义为劳动合同的缔约相对人。


3、电子劳动合同的服务方
3.1 电子签名认证机构
3.1.1 电子签名认证机构是为电子合同缔约人签发电子签名认证证书及提供相应服务的依法设立的机构。
解读:这是对电子签名认证机构的定义。在《电子签名法》中则称为“电子认证服务提供者”,一个意思。

3.1.2 持有工信部颁发的《电子认证服务许可证》的电子认证服务提供者为合法的电子签名认证机构,依法向电子合同缔约人出具电子签名认证证书。
解读:《电子签名法》中对从事电子认证服务的提供者,要求必须国务院信息产业主管部门提出申请,予以许可的,颁发电子认证许可证书。因此,取得《电子认证服务许可证》是电子签名认证机构合法化的前提。

3.2 电子劳动合同订立服务机构
3.2.1 用人单位可以自建电子劳动合同订立系统,也可以采购第三方电子劳动合同订立服务机构提供的服务。电子劳动合同订立服务机构是建立电子劳动合同订立系统并进行运营维护的机构。
解读:注意,又来一个机构,“电子劳动合同订立服务机构”。注意,这个机构并不是电子签名认证机构。“电子劳动合同订立服务机构”,实际上有可能是人力资源公司或者咨询服务机构,提供订立服务,有点像“人事代理”,订立一份,向用人单位收多少钱,跑量。

3.2.2 电子劳动合同订立系统应视情况综合采用符合《电子签名法》等法律法规规定的电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段,确保电子劳动合同的真实性、有效性。
解读:电子劳动合同,还得采用电子等技术手段确保其真实性和有效性,也就是用技术手段来防止技术手段作假。

3.2.3 电子劳动合同订立系统应当留存订立和管理电子劳动合同全过程证据,包括身份认证、签署意愿、电子签名等,保证电子证据链的完整性,确保相关信息可查询、可调用。
解读:保留和固定订立电子证据的全过程。注意,保留证据!用人单位的举证责任哦。

3.2.4 用人单位在选择电子劳动合同订立服务机构时,可以要求电子劳动合同订立服务机构提供其与电子签名认证机构的合作协议、电子签名认证机构资质证书进行核验。
解读:提醒,用人单位选择电子劳动合同订立服务机构除了要看该机构自身的资质外,还得要了解与是否与电子签名认证机构有相关合作。否则,有可能签了个“假电子合同”。

3.3 电子劳动合同存证机构
3.3.1 电子劳动合同存证机构是独立于电子劳动合同缔约各方、电子劳动合同订立服务机构,能提供电子劳动合同信息保存的第三方存储服务机构。
解读:又来一个机构名称,电子劳动合同存证机构。这是一个第三方机构,有点像“公证处”,有点像“储存器”。第三方具有独立性。

3.3.2 电子劳动合同存证机构可以应电子劳动合同缔约各方以及电子劳动合同订立服务机构的请求对电子劳动合同订立提供多种形式的存储服务并提供信息真实性证明。
解读:这是一个能开证明的机构。为了发生电子劳动合同订立争议的,仲裁机构或法院肯定会要求用人单位提供有该机构提供的证明。虽然不得向劳动者收取开具证明的费用,但不代表不能向用人单位收取。

3.3.3 电子劳动合同的完整储存信息应当包括合同内容、签署时间、签署主体(含电子签名认证)、签署意愿等信息。作为一项保障措施,建议将完成签署的电子劳动合同源文件、签署过程形成的日志记录存储于本地区公证处服务器上,并采取区块链技术进行加密防篡改。
解读:这会为公证处衍生出部分新业务。

3.3.4 电子劳动合同订立服务机构、电子劳动合同存证机构建议相互独立,不应当存在总分公司、母子公司、投资关系等关联关系。
解读:有关联关系,难以自证清白。


4、电子劳动合同应用流程
4.1 用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。
解读:电子形式也是书面形式的一种。可以,不是应当。当然,可以预见,未来签订电子合同的实例会越来越多,如同现在的电子支付。

4.2 用人单位与劳动者在电子劳动合同订立前,通过书面、微信、短信或电子邮件等多种方式进行沟通协商,征得劳动者对于订立电子劳动合同的事先同意。
解读:新生事物,接受有个过程。事先告知讲清楚为好。

4.3 用人单位可以在电子劳动合同订立的流程中勾选订立须知、电子劳动合同的正文中以加粗加黑等显著突出的方式,明确约定双方同意签订电子劳动合同。
解读:这个基本都是“格式条款”,因此特别提醒是很有必要的。劳动者还是看看清楚为好,不要轻易一签了之。一旦签订,就是双方真实意思的表示了。

4.4 对于用工体量较大的用人单位首次全员采取电子签名方式订立劳动合同等用工管理相关文本的,建议用人单位按照厂务公开的要求,采取民主程序向全体员工进行告知和确认。
解读:提醒用人单位,要保留告知和确认通过民主程序的证据。

4.5 用人单位通过电子劳动合同订立系统将待签署的电子劳动合同文本推送给劳动者后,应当运用数字证书、联网信息核验、生物特征识别验证、手机短信信息验证码等技术手段,确保劳动者实施远程签署系本人的自愿行为,并记录和验证确认过程。
解读:确保劳动者本人签字,还是比较容易做到的。如果提供订立劳动合同服务的机构采集了劳动者的生物特征识别验证等个人隐私、个人信息等,采取怎样的保密措施确保信息不被泄露是至关重要的。


5、电子劳动合同举证规则
5.1 劳动争议案件审理过程中,负有举证责任的一方当事人应提供证据。
解读:谁主张谁举证。但是,由用人单位掌握管理的证据,还得用人单位来举证。是否订立过电子劳动合同,采用哪家电子劳动合同订立服务机构等,用人单位还得通过举证说清楚。

5.2 发生劳动争议,当事人可以提交电子劳动合同打印件作为证据。当事人对电子劳动合同的真实性产生争议的,劳动争议仲裁机构可以要求用人单位补充提交订立电子劳动合同的原始数据、订立机构技术说明相关的司法鉴定书或公证书等相关证据。
解读:从举证责任的分配可以看出,用人单位需要就订立劳动合同的真实性举证。

5.3 用人单位对电子劳动合同的生成、传输、储存全过程作了清晰、完整、合理的说明,并提供必要的证据材料证明电子劳动合同真实性的,劳动争议仲裁机构应当采信该电子劳动合同,但劳动者有相反证据足以推翻的除外。
解读:保留但书条款,还是很有必要的。

5.4 用人单位有证据证明电子劳动合同订立过程用于验证身份的手机号码、数字证书等为电子签名人本人信息,但劳动者否认签约过程系电子签名人本人操作的,劳动者应当就相应登陆或验证方式脱离电子签名人本人掌控的事实进行举证。
解读:这个有点像举证“盗刷信用卡”的操作设计。

5.5 电子劳动合同源文件、签署过程日志记录构成电子劳动合同的相关电子数据。电子劳动合同订立平台、电子劳动合同存证平台存储的电子数据保持一致的,可以增强电子劳动合同未被篡改的可信度。
解读:相互独立、相互印证,高度盖然性。


6 、信息保护和安全
6.1 电子劳动合同信息的管理、调取和应用要符合《中华人民共和国网络安全法》《互联网信息服务管理办法》等法律法规,不得侵害信息主体合法权益。
解读:除了以上法律法规,别忘了“等”中还有《民法典》。

6.2 电子劳动合同订立平台及其所依赖的服务环境,要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护,确保平台稳定运行,提供连续服务,防止所收集或使用的身份信息、合同内容信息、日志信息泄漏、篡改、丢失。
解读:揽了瓷器活,得是金刚钻。

6.3 电子劳动合同订立平台及存储平台要建立健全电子劳动合同信息保护制度,不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。未经信息主体同意或者法律法规授权,电子劳动合同订立平台及存储平台不得向他人非法提供电子劳动合同查阅、调取等服务。
解读:劳动合同信息,很多涉及个人隐私,保密职责非同一般。非法收集、使用、加工、传输、提供、公开个人信息,轻则侵权、重则犯罪。


7、其他
7.1 用人单位有义务提示劳动者及时下载和保存电子劳动合同文本,告知劳动者查看、下载电子劳动合同的方法,并提供必要的指导和帮助,并不得向劳动者收取费用。
解读:这个和《订立指引》的要求一致。

7.2 劳动者需要电子劳动合同纸质文本的,用人单位要至少免费提供一份,并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。
解读:对于部分劳动者来说,有个盖章的文本心理还是踏实些,用人单位要理解。

7.3 电子劳动合同的储存期限要符合《中华人民共和国劳动合同法》、《保障农民工工资支付条例》关于劳动合同保存期限的规定。
解读:《劳动合同法》规定,用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存二年备查。《保障农民工工资支付条例》中规定,用人单位编制的工资支付台账至少保存3年。


8、附则
本《操作指引》未尽事宜,按照有关法律法规和政策规定执行,随有关法律法规和政策规定明确进一步修订和完善。
解读:新生事物,先行先试,逐步完善。


内容来源:聚焦劳动法

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